Cómo pasar la auditoría de seguridad de nuevos participantes
Si está leyendo este artículo, es probable que haya logrado superar los muchos obstáculos para abrir su propia empresa de camiones. ¡Felicidades!
Desafortunadamente (o afortunadamente, dependiendo de cómo lo mire), el trabajo de cumplimiento con la FMCSA acaba de comenzar. En los primeros 12 meses de operación, su nueva autoridad de camiones estará sujeta a la Auditoría de Seguridad de Nuevos Participantes, o New Entrant Safety Audit en inglés. ¡Así que hablemos de eso!
¿Qué es la Auditoría de Seguridad de Nuevos Entrantes?
El Programa de nuevos participantes de FMCSA “supervisa el cumplimiento de las normas de seguridad por parte de los autotransportistas durante sus primeros 18 meses”. Básicamente, los nuevos transportistas se someten a un mayor nivel de escrutinio para asegurarse de que estén preparados para el desafío de cumplir con todas las normas de seguridad federales.
Este programa se aplica a usted si está registrado como transportista interestatal y tiene una nueva autoridad operativa.
Obtenga más información sobre cómo obtener su autoridad operativa en este artículo.
Como parte de este programa, la Auditoría de Seguridad de Nuevos Participantes se realiza para todos los nuevos transportistas dentro de los primeros 12 meses. Puede suceder en cualquier momento en esa ventana, por lo que desea estar listo en cualquier momento.
La auditoría se realiza para garantizar que esté operando de manera segura y mantenga registros actualizados.Debe pasar esta auditoría para obtener su autoridad permanente.
¿Qué se incluye en la auditoría de seguridad de nuevos operadores?
Programa de Pruebas de Alcohol y Drogas
La FMCSA quiere asegurarse de que está siguiendo todas las normas sobre pruebas de alcohol y drogas. Esta es posiblemente la parte más importante de la auditoría. Las infracciones en esta sección tienen como consecuencia la revocación inmediata de su autorización para operar.
Esto es lo que necesita mostrarle al oficial para aprobar esta parte de la auditoría:
- Prueba de membresía a un Consorcio de Pruebas de Drogas y Alcohol (para conductores CDL)
- Registro en la Cámara de compensación de drogas y alcohol de la FMCSA con un administrador externo aceptado y prueba de consultas (para conductores CDL)
- Pruebas de drogas posteriores al accidente (para conductores CDL)
- Archivos de calificación del conductor de cada conductor (incluido usted mismo como propietario-operador) que contienen, entre otros documentos requeridos, pruebas y resultados de drogas y alcohol previos al empleo así como evidencia de pruebas aleatorias de drogas y alcohol.
- Capacitación de supervisores de drogas y alcohol y política escrita de pruebas de drogas (solo si tiene conductores)
Puede fallar automáticamente la auditoría por cualquiera de las siguientes razones:
- No hay programa de pruebas de alcohol y/o drogas.
- No hay programa de prueba de alcohol y/o drogas RANDOM.
- Usar un conductor que rechazó una prueba de alcohol o drogas requerida.
- Usar un conductor que la compañía sabe que tenía un contenido de alcohol en sangre de 0.04 o más.
- Usar un conductor que no completó los procedimientos de seguimiento requeridos después de dar positivo por drogas.
Conductores
Además de la documentación de las pruebas de drogas y alcohol, también necesita una lista de conductores con su nombre y apellido, fecha de nacimiento, fecha de contratación, número de licencia y estado de la licencia.
Además de la lista, cada conductor necesita un archivo de calificación del conductor. Esto incluye…
- Licencia de conducir (CDL si corresponde)
- Registros del conductor en servicio y documentación de respaldo (peajes, recibos)
- Registro de vehículo motorizado del conductor (MVR)
- Certificado médico y examen médico DOT
- Solicitud de empleo (esto no es necesario si usted es el dueño del negocio y el único conductor)
Lea este artículo para más información de los DQ Files.
Si ha utilizado a sabiendas a un conductor con cualquiera de estas infracciones, puede fallar automáticamente la auditoría:
- Un conductor sin una CDL válida.
- Un conductor inhabilitado.
- Un conductor con una CDL revocada, suspendida o cancelada.
- Un conductor médicamente no calificado.
Operaciones
Los auditores también pueden pedirle que proporcione documentos sobre los seguros y registros de horas de servicio.
Asegúrate de tener todas tus pólizas de seguro a la mano, incluyendo cualquier cosa para materiales peligrosos si corresponde.
Además, haga un seguimiento de su formulario MCS-90. Es probable que deba enviar este formulario al auditor.
Como se ha mencionado más arriba, los registros del conductor en servicio y documentación de respaldo como peajes y recibos son requeridos en el archivo de Cualificación del Conductor.
También tendrá que mostrar registros ELD durante los últimos 30 días previos a la auditoría. Este informe es bastante fácil de obtener una vez que conoce la fecha de su auditoría.
No tener esta documentación puede conducir a la falla instantánea de la auditoría.
Vehículos, Reparaciones e Inspecciones
Otra parte de la auditoría analiza sus vehículos. Querrás mantener una lista actualizada de todos los vehículos que ha utilizado para transportar carga, así como toda la documentación relacionada con las tarjetas de cabina e inspecciones de vehículos y en carretera del USDOT.
Su lista de vehículos debe incluir el números de VIN, estados y números de placas, marca, modelo, año y el nombre y número de modelo de su ELD.
Si se requirieron reparaciones después de una inspección, mantener la documentación de que esas reparaciones se realizaron, así como la evidencia de cuando se utilizó el vehículo.
Estas violaciones darán lugar a la falla inmediata de la auditoría:
- Operar un vehículo declarado fuera de servicio por el DOT por deficiencias de seguridad antes de realizar las reparaciones.
- No realizar reparaciones OOS informadas en los informes de inspección del vehículo del conductor (DVIR).
- Operar un vehículo motorizado comercial (CMV) no inspeccionado periódicamente.
¿Cómo sabré cuándo ocurrirá la auditoría?
Como se mencionó anteriormente, la Auditoría de Seguridad de Nuevos Participantes normalmente ocurrirá entre 3 y 12 meses después de que se active su autoridad.
La agencia de cumplimiento a nivel estatal se comunicará con usted, generalmente por correo electrónico, pero podría ser por correo físico, para programar una fecha y hora. Te avisarán en ese mensaje de cuántos días tienes para responder. ¡Responde lo más rápido que puedas!
Si no responde a ese mensaje en su bandeja de entrada o buzón dentro del tiempo especificado, serás puesto fuera de servicio. ¡Y realmente no quieres eso!
¿Qué sucede si no apruebo la auditoría?
Si se determina que tiene infracciones durante la auditoría de seguridad de nuevos participantes, las consecuencias dependerán de la gravedad de la infracción.
Algunas infracciones más graves pueden conducir inmediatamente a la revocación de su autorización para operar y al cierre de su empresa.
Si las infracciones son relativamente menores, deberá implementar “acción correctiva”, es decir, arreglar lo que está mal e informarlo al oficial de auditoría.
Pero en lugar de centrarse en lo que “podría pasar”, concentrarse en lo que puedes controlar. Y en esa categoría está su sistema de llenado.
¡Esté siempre preparado!
Tener un excelente sistema de archivo le permitirá responder a las preguntas del auditor y obtener documentos rápidamente. Esto dejará la impresión que quieres: un empresario responsable y organizado.
Un buen sistema de archivo no necesita ser sofisticado. Puede tener documentos físicos o electrónicos, lo que te haga sentir cómodo. Recomendamos tener una copia electrónica de todo, eso sí, por si acaso.
Cree una carpeta en el escritorio de su computadora llamada “Auditoría de seguridad de nuevos participantes”. Luego cree carpetas dentro de esa carpeta etiquetadas como “Archivos de calificación del conductor”, “Pruebas de drogas y alcohol”, “Operaciones” y “Vehículos”.
Cada vez que recibe un nuevo documento que pueda necesitar para su auditoría de seguridad de nuevos participantes, haga una copia y guárdela en esa carpeta. Es mucho más fácil mantenerse al día con cada documento, uno por uno, que dejar que se acumulen y se te escapen.
