Carrier Packets: Documentos que Toda Empresa de Transporte Debería Tener a Mano
En un evento reciente, conversamos con Dale Prax, Presidente y CEO de Direct Expedite (broker), sobre qué pueden hacer los carriers para impresionar a sus clientes y fomentar negocios recurrentes. ¿Uno de sus consejos? Proporcionar documentos a los brokers de manera proactiva.
Pero para poder hacer eso, necesitas saber qué documentos tener a mano. Aquí es donde entra en juego un carrier packet. ¡Hablemos sobre qué es un carrier packet y cómo organizar de manera efectiva la información sobre tu empresa para que los brokers quieran llamarte una y otra vez!
Mira la grabación completa del evento para aprender todos los consejos de dale aquí en YouTube.
¿Qué es un carrier packet?
Un carrier packet es una colección de documentos y acuerdos que un broker recopilará de ti cuando esté trabajando contigo por primera vez. Facilita el proceso de incorporación de tu empresa como carrier en su sistema y garantiza que cumplas con todos los requisitos de cumplimiento. También puede ayudar a establecer expectativas para la relación comercial entre el carrier y el broker.
Algunos brokers tienen un sistema automatizado donde cargarás la documentación a una plataforma. Otros te enviarán una lista de los documentos que necesitan de ti para completar el paquete. Sin embargo, otros pueden no tener un sistema estándar, lo que hace aún más importante tener tu información disponible fácilmente.
¿Qué se incluye en un Paquete para Carrier?
Los carrier packets pueden incluir diferentes documentos según el broker con el que estés trabajando. Aquí se encuentran los documentos más comunes que un carrier necesita proporcionar para completar un paquete para carrier:
Información del nuevo carrier:
Incluye información básica sobre tu empresa, como el nombre de la empresa, dirección postal, números MC y DOT, EIN y SCAC (si aplica).
Formulario W-9:
Requerido por el IRS. Debes mantener una copia completada y actualizada para el año actual, lista para enviarla cuando sea necesario.
Certificado de Seguro (COI):
El broker necesita verificar que tengas las pólizas de seguro requeridas, incluida la cantidad mínima requerida de seguro de responsabilidad. También confirmarán que tus certificados de seguro estén actualizados. Los brokers pueden solicitar ser incluidos como beneficiarios del certificado – puedes comunicarte con tu compañía de seguros para solicitar esto.
Obtén más información sobre cómo buscar un seguro aquí.
Copia de la carta de autorización de operación MC
Tu autorización MC es otorgada por la FMCSA y te otorga el derecho legal de proporcionar servicios de transporte como carrier. Esto puede no ser necesario para carriers interestatales.
Obtén más información sobre cómo obtener tu autorización de operación aquí.
Calificación de seguridad
Debes proporcionar tu calificación de seguridad para carrier. Según tu historial de cumplimiento, tu “Determinación de Aptitud de Seguridad” puede ser satisfactoria, condicional o insatisfactoria. Si eres un nuevo negocio de transporte, es posible que no tengas una calificación de seguridad si no has tenido tu Auditoría de Seguridad para Nuevos Participantes.
Obtén más información sobre las calificaciones de seguridad para carriers aquí.
Licencia de conducir
El carrier debe proporcionar una copia de la licencia de conducir para demostrar que cumplen con los requisitos para operar el camión legalmente. Asegúrate de incluir fotos del frente y dorso de la licencia.
Obtén más información sobre los requisitos de la licencia de conducir comercial (CDL) aquí.
Aviso de asignación (NOA)
Esto informa al broker que será facturado por tu empresa de factoring y no debe pagarte directamente. Al registrarte en el servicio de factoring de Bobtail, recibirás un NOA y puedes solicitar uno a tu equipo de soporte dedicado en cualquier momento.
Obtén más información sobre los avisos de asignación y el factoring aquí.
Además de los documentos que debes proporcionar al broker, los brokers también deben brindarte lo siguiente para completar el paquete para carrier:
Acuerdo entre el broker y el carrier
Un broker tendrá un formato estándar que enumera los números MC de las dos partes, la fecha del acuerdo, los términos de pago, el proceso de facturación, los requisitos, limitaciones, así como las fechas y horas de recogida y entrega.
Prueba del bono de fidelidad del broker
Todos los brokers deben tener un bono de fidelidad de $75,000. En caso de que el broker declare quiebra, puedes presentar una reclamación sobre este bono para recibir el pago de facturas pendientes.
Obtén más información sobre qué hacer si un broker no paga aquí.
Destaca con tu Carrier Packet.
Anteriormente, enumeramos lo que cualquier carrier probablemente necesitaría enviar a un broker para comenzar a trabajar con ellos. Pero ¿quieres ser solo cualquier carrier? ¡No! Necesitas destacarte del resto.
Aquí tienes algunos materiales que recomendamos que prepares para lucir especialmente profesional y preparado:
Resumen de tu empresa:
Crea una página bien formateada con la información básica sobre tu empresa. Debe incluir un logotipo de la empresa, una breve descripción de los servicios que ofreces, una lista de equipos, las regiones y estados en los que operas, y una propuesta de valor para tu negocio.
Encuentra plantillas sencillas y gratuitas aquí en Canva. Un ejemplo aquí:
Dirección comercial física:
Un apartado postal o una oficina virtual puede generar sospechas de actividad fraudulenta para muchos broker. Enumerar una dirección real y física con la FMCSA y en tus materiales les dará tranquilidad. Además, asegúrate de no compartir una dirección comercial con un agente de carga o broker, ya que esto podría llevarlos a creer que estás involucrado en doble brokering.
Obtén más información sobre el doble corretaje y otros tipos de fraude en la industria del transporte aquí.
Un Sitio Web
Squarespace y Wix facilitan y son económicos para crear un sitio web sencillo que puede incluir fotos de tu(s) camión(es), información de contacto y los números MC y DOT.
Fotos
Mantén fotos de tu(s) camión(es), calcomanías y licencias de conducir a mano en caso de que necesites reenviarlas a tu cliente.
COI con Números de Identificación del Vehículo (VIN)
Puedes solicitar a tu compañía de seguros que liste los números de identificación del vehículo (VIN) de tus camiones en tu certificado de seguro. Los brokers apreciarán esta capa adicional de verificación.
Lista de Referencias
Pide permiso a los clientes con los que has trabajado en el pasado para incluirlos como referencias. Los brokers que te conocen por primera vez apreciarán poder llamar a alguien para evaluar tu negocio.
Si eres una empresa completamente nueva, puedes considerar incluir empleadores anteriores, un representante de tu empresa de factoring, tu agente de seguros o un contacto en la concesionaria donde compraste tu equipo. Independientemente de a quién incluyas, asegúrate de informarles que los enlistaste como referencia para que puedan esperar llamadas de brokers interesados en trabajar contigo.
Siempre Prepárate, Organízate y Sé Proactivo
Según Dale, una de las mejores cosas que un carrier puede hacer es proporcionar documentación de manera proactiva. Esto significa que necesitas tener tus documentos bien organizados y estar preparado para anticipar las necesidades de tus clientes con información adicional a mano.
En ocasiones, puede que no haya mucho tiempo entre la reserva de la carga y el momento de recogida. Si puedes proporcionar toda la información de tu empresa en un correo electrónico rápido al broker, esto podría ahorrarles mucho tiempo y fomentar una buena primera impresión.
Una manera sencilla de tener siempre estos archivos a mano es crear carpetas en tu computadora y tu teléfono con una copia de todos los documentos mencionados anteriormente. Además, crea un solo documento PDF con todos los documentos, utilizando tu Resumen Empresarial de 1 página como la primera página. De esta manera, siempre tendrás el inicio de tu carrier packet listo para ser enviado.
Recuerda que diferentes brokers tendrán diferentes sistemas para aceptar información. Algunos solo aceptarán documentos cargados en su sitio web o aplicación. Asegúrate de entender cómo prefieren que envíes los documentos que necesitan antes de enviarlos por correo electrónico. ¡Si no está claro, pregunta!
