Si estás formando una empresa de camiones, o cualquier otra empresa, hay algunas tareas burocráticas que debes tener en tu lista. Una de ellas es obtener un número de identificación fiscal federal (Federal Tax Identification Number en inglés), también conocido como un EIN.

Si bien es relativamente fácil iniciar una empresa en los EE. UU., es importante conocer los entresijos de estos procesos para ahorrar tiempo y dinero antes de dar el salto.

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¿Qué es un EIN?

EIN significa Employer Identification Number (número de identificación del empleador). El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) emite y utiliza el EIN para identificar su empresa. Es como un número de seguro social para su empresa y se utiliza para asociar toda su información fiscal con el gobierno federal.

¿Quiénes necesitan un EIN?

Las corporaciones, LLC y sociedades necesitan un EIN. Si has establecido tu empresa como persona natural (sole proprietorship) o una LLC de un solo miembro y no piensas contratar a ningún empleado, no necesitas un EIN. Sin embargo, si piensas contratar empleados como conductores, despachadores o personal administrativo, debe considerar cambiar a una LLC o corporación. Lo guiamos a través de las diferentes estructuras legales para tu empresa de camiones aquí.

Independientemente de la estructura legal de tu empresa, se recomienda obtener un EIN por ser un requisito para abrir una cuenta bancaria comercial, obtener una tarjeta de crédito comercial y contratar empleados. Tener un EIN también puede darle más credibilidad a tu negocio y reducir el riesgo de robo de identidad.

Cómo aplicar para un EIN

Antes de solicitar un EIN, primero debes crear tu empresa. Durante el proceso, el IRS te preguntará la fecha en que se estableció tu empresa y tu estructura legal.

Para iniciar la solicitud, anda al sitio web del IRS y selecciona “Solicitar en Línea ahora”. Aquí está la información que necesitarás para completar el proceso:

Tu número de seguro social
La dirección postal de tu empresa
El número de propietarios de la empresa (referidos como miembros en la solicitud)
La “parte responsable” de la empresa: esta es la persona que recibirá toda la información sobre el EIN y las obligaciones fiscales.

Sigue las indicaciones en cinco secciones: Identidad, Autenticación, Direcciones, Detalles y Confirmación de EIN. Cuando la solicitud esté completa, ¡obtendrá su EIN al instante!

También puede presentar su solicitud por correo o fax, aunque el proceso en línea es la forma más rápida y sencilla de obtener un EIN. Las instrucciones para estos métodos también se pueden encontrar en el sitio web del IRS.

¿Puedo obtener el EIN como inmigrante?

¡Claro que sí! Según la Guía de ITIN, EIN e impuestos de Immigrants Rising, “todos los inmigrantes, independientemente de su estatus legal, pueden ganarse la vida como contratistas independientes o iniciar un negocio”.

Si aún no tienes un número de seguridad social (SSN) en los EE. UU., puedes solicitar uno una vez que ingreses al país o recibas una visa de inmigrante.

Si no tiene acceso a un número de seguridad social, aún puedes obtener un EIN. Tendrás que enviar un formulario SS-4. Puedes contratar a un tercero designado, que sea residente de los EE. UU., u otra empresa con buena reputación ante el IRS. Se recomienda elegir a su contador como un tercero designado, ya que luego puede preparar tus declaraciones de impuestos. Sin embargo, no estás obligado a contratar a un tercero designado; puedes enviar un formulario SS-4 tu mismo.

Puedes considerar asociarte con alguien que tenga un SSN porque el no tener uno puede limitar tu acceso a otros servicios de la industria camionera.

¿Cuánto cuesta obtener un EIN?

Obtener un EIN es gratis. Si ves algún anuncio de un servicio que te cobra por obtener un EIN, puede ser un servicio legítimo que le ayuda a abrir su empresa. Pero también puede ser una estafa. Recomendamos que primero visites directamente al sitio web del IRS. Por supuesto, contratar a un tercero designado tendrá un costo adicional. Los precios de contadores, abogados y otros proveedores de servicios varían mucho.

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Obtener un EIN es un paso fundamental para formar una empresa de camiones en los Estados Unidos: te permite pagar impuestos y obtener acceso a servicios financieros, incluidas tarjetas de flota que brindan descuentos en combustible y otros gastos. Escribimos una guía sobre los impuestos de propietario-operadores en un artículo que se encuentra aquí.