El cumplimiento con las políticas de seguridad es una parte crucial de la industria de transporte. Como propietario-operador o administrador de flotas, debe ser bueno (o mejorar) para mantener registros actualizados de todo, incluida la calificación del conductor. En este artículo, compartiremos todo lo que necesita saber sobre los documentos de calificación del conductor y compartiremos consejos sobre cómo administrarlos.

¿Qué Es Un Archivo De Calificación Del Conductor?

Una carpeta de calificación del conductor (driver qualification file o DQ File) es una colección de documentos que el Departamento de Transporte de EE. UU. (USDOT) requiere que todos los transportistas mantengan para todos los conductores CDL y no CDL empleados por la empresa, incluidos los propietarios-operadores. Se trata de un sistema de mantenimiento de registros para garantizar que todos los conductores cumplan con las regulaciones del USDOT y para actualizar los archivos con respecto a cualquier infracción y cómo se dio el seguimiento.

¿Qué Se Incluye En Un DQ File?

Puede encontrar una lista de verificación completa de la FMCSA aquí. La mayoría de los documentos para establecer un archivo DQ deben solicitarse dentro de los primeros 30 días de empleo y mantenerse registrados durante todo el tiempo que el conductor esté empleado más tres años adicionales después.

Los documentos iniciales del DQ File son los siguientes:

Solicitud De Empleo Del Conductor

Este es un requisito bastante simple: debe tener registradas todas sus licencias de conducir, ya sean CDL o no CDL.

Para los conductores que no tienen CDL o los conductores que operan dobles, triples o camiones cisterna, necesitará un certificado válido de un examen práctico de manejo emitido en los últimos tres años.

Historial De Empleo Del Conductor

Para cada conductor, incluidos los propietarios-operadores, deberá realizar un historial de empleo de al menos los últimos tres años para averiguar por qué dejaron a su último empleador y verificar todos los trabajos anteriores que hayan tenido y cualquier violación de seguridad o accidente que hayan tenido.

Mantenga todos los registros de comunicaciones con empleadores anteriores, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto, etc. para guardarlos en el DQ File.

Si está solicitando esta información para alguien que no sea usted, haga que el conductor llene un formulario de divulgación que lo autorice a solicitar su información de empleadores anteriores.

Registros Del Historial De Rendimiento De Seguridad

Esta es toda la documentación relacionada con el registro de seguridad de los conductores durante los últimos tres años y cualquier infracción que haya ocurrido. Los conductores pueden disputar cualquier reclamo de infracciones de empleadores anteriores al enviar un formulario de Refutación de información del historial de rendimiento de seguridad.

Consulta A Las Agencias Estatales Para El Historial De Manejo De 3 Años

Deberá obtener un registro de vehículos motorizados (Motor Vehicle Record) del Departamento de vehículos motorizados de su estado que contiene información sobre el historial del conductor durante los últimos tres años. Este requisito debe actualizarse anualmente.

Documentos De Drogas Y Alcohol Previos Al Empleo

Todos los conductores deben informar a su empleador sobre cualquier prueba de drogas positiva o si se negaron a realizar la prueba en los últimos tres años. Si es así, deben completar un proceso de regreso al servicio (return-to-duty). Los conductores deben pasar una prueba de drogas antes de comenzar a trabajar y ser evaluados al azar anualmente. Todos los resultados de estas pruebas deben conservarse en el DQ File.

Aquí también es donde entra en juego la Drug and Alcohol Clearinghouse de la FMCSA. Esta entidad es una base de datos que contiene registros de violaciones del programa de pruebas de drogas y alcohol de la FMCSA, así como procesos de regreso al trabajo (return-to-duty) después de violaciones. Todos los conductores y empleadores de CDL y CLP están obligados a utilizar la Clearinghouse. Aquí es donde los conductores pueden darle su consentimiento para buscar sus registros.

Certificado De Formación De Conductores Nuevos

Este es solo un requisito para conductores con menos de un año de experiencia. Después de cambiar la regulación de los requisitos de CDL en febrero de 2022 a un estándar nacional para obtener una CDL, los nuevos conductores de CDL deben presentar el certificado de su programa de capacitación aprobado por la FMCSA.

Certificado De Capacitación Para Conductores De Vehículos Combinados Largos (LCV)

Esto se aplica solo a aquellos conductores que operarán un LCV. Deben mostrar prueba de haber pasado por un programa de capacitación certificado, que incluye una prueba escrita de conocimientos y una prueba de habilidades. El certificado oficial se puede encontrar en el sitio web de la FMCSA y debe ser llenado por el instructor del conductor.

Certificado De Derechos Adquiridos Para Vehículos Combinados Largos (LCV)

Si usted o cualquiera de sus conductores operará un vehículo LCV y fue elegible para operarlo antes de que entrara en vigencia el requisito del Certificado de capacitación, puede ser “grandfathered in”, es decir que tiene derechos adquiridos. Sin embargo, esto requiere que cumpla con ciertas pautas establecidas en las leyes federales. Puede encontrarlos en el sitio web del Código de Regulaciones Federales aquí.

Conductores De Múltiples Empleadores

Un conductor de múltiples empleadores es alguien utilizado como conductor por más de un transportista. Se aplican reglas diferentes para el DQ File de un conductor si está trabajando para más de un empleador. Asegúrese de leer sobre estas diferencias en las regulaciones aquí.

Certificado De Evaluación De Desempeño De Habilidades

Esto solo aplica si el empleado tiene ciertas discapacidades o condiciones de salud tales como la pérdida o deterioro de un brazo, pie o pierna, o un diagnóstico de diabetes mellitus tratada con insulina.

¿Con Qué Frecuencia Se Actualizan Los DQ Files?

Una vez que establezca los documentos iniciales del DQ File para usted y/o cualquier conductor que esté contratando, también se requieren actualizaciones continuas. Todos los siguientes documentos deben actualizarse periódicamente.

Consulta a las agencias estatales para el historial de manejo: anual
Revisión del historial de manejo: anual
Certificación de infracciones del conductor: anual
Informe de examen médico y certificado médico: cada 24 meses
Una nota que verifique que el médico del certificado anterior figura en el Registro Nacional de Examinadores Médicos Certificados. – Cada 24 meses junto con el informe y certificado anterior.

¿Qué Sucede Si No Tengo Los DQ Files?

No tener DQ Files o no tener registros actualizados de DQ Files representa un riesgo enorme para su negocio. La FMCSA realiza regularmente auditorías e investigaciones sobre los transportistas y las infracciones de calificación de los conductores son algunas de las más críticas.

Las multas por infracciones en 2019 promediaron $6,600 por empresa. Sin embargo, las auditorías y las investigaciones deberían ser la menor de sus preocupaciones.

El mantenimiento de DQ Files para los conductores es una importante herramienta de gestión de riesgos cuando se trata de seguridad y responsabilidad legal. No importa qué tan cuidadoso y responsable sea un conductor, ocurrirán accidentes (con suerte menores). Cuando ocurren, si su archivo de calificación de conductor (DQ File) no está completo o está desactualizado, esto puede servir como evidencia para un demandante en un caso legal contra su empresa que puede argumentar que la persona nunca debería haber estado conduciendo en primer lugar.

¿Cuál Es La Mejor Manera De Organizar Los DQ Files?

La organización de archivos puede ser abrumadora para muchos dueños de negocios. Sin embargo, desde 2018, la FMCSA cambió las regulaciones para permitir que los transportistas mantengan registros electrónicos. Si bien algunos dueños de negocios pueden preferir tener todo a mano físicamente, una solución segura de almacenamiento en la nube como DropBox o Google Drive es ideal para los propietarios-operadores más inclinados a la tecnología. Como empresa de tecnología, por supuesto que preferimos este método, pero el que sea más cómodo para usted está muy bien.

Más importante que dónde almacena los documentos es la frecuencia con la que los actualiza. Le recomendamos configurar dos procesos en su negocio para los DQ Files:

Una lista que se completa al contratar a un nuevo conductor para configurar un nuevo DQ File (utilizamos esta lista de la FMCSA para escribir gran parte de este artículo).
Programar una auditoría anual de DQ Files en su calendario, ¡y cúmplala!

Existen servicios de terceros que puede contratar para administrar DQ Files, pero estos servicios generalmente están diseñados para empresas más grandes. Como propietario-operador o pequeño transportista, le recomendamos que organice un sistema interno para garantizar el cumplimiento.