Como reservar cargas con una nueva autoridad

Cómo reservar cargas con una nueva autoridad

Reservar cargas para una nueva autoridad de camiones puede ser un desafío. En primer lugar, pocos brokers quieren trabajar con empresas de camiones nuevas porque aún no tienen un historial de confiabilidad y seguridad. En segundo lugar, si usted es nuevo en el negocio, la cantidad de opciones, datos y presión para reservar puede ser abrumadora.

Pero bueno, ¡para eso estamos aquí! En este artículo, lo guiaremos a través de cómo reservar la primera carga para su empresa de camiones.

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Volver a lo básico

Comencemos con un poco de vocabulario:

  • Transportista (Carrier): compañía de camiones. ¡Ese eres tú! Tienes el camión.
  • Expedidor (Shipper): el negocio que necesita mover la carga. Tienen el producto.
  • Corredor (Broker): el negocio que encuentra los camiones para el cargador. Ellos son su cliente.
  • Tableros de carga (Load boards): donde los brokers y los transportistas se encuentran. Los brokers publican las cargas y los transportistas ofertan por esas cargas. Este es el lugar donde comenzará a establecer relaciones con los brokers para eventualmente obtener acceso a contratos y carriles exclusivos.
  • Despachador (Dispatcher): persona que encuentra carga para un transportista. Pueden ser sus empleados o un proveedor de servicios externo.

Brokers que trabajan con nuevas autoridades

La mayoría de los brokers solo trabajarán con operadores que hayan estado operando durante 6 a 12 meses, pero no todos. Aquí hay algunos brokers que se sabe que trabajan con nuevas autoridades:

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Cómo reservar tu primera carga

Algunos brokers, como CH Robinson, tienen sus propios tableros de carga. Si no, puede usar tableros de carga (load boards) como DAT, Trucker Path, y 123LoadBoard.

Cuando llegue al load board, aquí hay algunas pautas generales que puede seguir:

Buscar

  • Comience buscando cargas que salgan de su área actual. A esto se le llama carga “origen” y es donde usted recogerá.
  • Después utilice el filtro para su tipo de camión (flatbed, reefer, dry van, etc.). No todas los load boards tienen cargas para todo tipo de camiones y algunas tienen una sección separada para camiones con caja.
  • Según el load board, verá diferentes detalles: origen, destino, hora de recogida, peso, distancia y tarifa. Desafortunadamente, no todos los load boards tendrán la tarifa publicada. Aquí es donde es importante entender su costo por milla para que sepa cuánto beneficio obtendrá en cada carga.
  • Para maximizar su tarifa por milla, necesitará saber qué áreas son “calientes” y “frías”, es decir, dónde las tarifas son más altas y cuál será la tendencia para esa semana. Las tarifas cambian de un día a otro y de un área a otra, según el volumen de carga disponible y la cantidad de camiones en esa área, así como otros factores.
  • DAT 360 ofrece un mapa de diferentes mercados de carga y algunas tablas de carga pueden sugerir rutas para maximizar su rentabilidad.
  • Cuando encuentre una carga que desee, primero verifique la calificación crediticia del broker. Esta es una indicación de qué tan confiable es el broker y qué tan probable es que le pague.

Negociar

Algunas load boards le permiten reservar directamente, pero es mejor práctica que llame al broker e intente negociar el pago.

Cuando tenga a alguien al teléfono, a continuación encontrará algunas preguntas que querrá que le respondan. Recuerda: ¡estás negociando desde el momento en que contestan el teléfono!

  1. Is this load still available? Esto le dará una idea de su urgencia para mover la carga.
  2. Can you confirm the pickup and delivery dates and times? Siempre confirme. Los brokers a veces cometen errores al contabilizar las cargas.
  3. Are the locations first-come-first-serve or appointment based? Esto indicará cuánto tiempo debe esperar para que lo carguen o descarguen.
  4. I’m seeing that the weight is listed as X lb, is that correct? Más peso = más combustible.
  5. Do you pay accessorial, a loading or unloading fee?
  6. What about detention? How will detention be handled and reported?
  7. Can you do [10% higher than the amount you want to be paid for the load]?

Como transportista, es óptimo asegurarte de:

  1. Tienes el equipo adecuado para esta carga
  2. Tienes el seguro adecuado
  3. El broker es un negocio de buena reputación: pregunte cuánto tiempo han estado operando y verifique su calificación crediticia.

Algunos brokers solo querrán comunicarse por correo electrónico. Si ese es el caso, aquí hay una plantilla de correo electrónico que puede usar:

Good morning/afternoon. My name is [su nombre], from [el nombre de su empresa], MC[número MC].

I’m looking at load [número de la carga] going from [origen] to [destino].

[Cualquier otra pregunta que tiene sobre la carga]

Can you do [Un 10% más de lo que realmente quiere para transportar la carga]?

Thank you, 

A veces, la persona con la que está hablando podrá darle una respuesta de inmediato, pero otras veces tendrá que consultar con el cliente (el shipper) o un gerente. Si están interesados ​​en trabajar con usted, volverán con una contraoferta o le aprobarán la tarifa que cotizó inicialmente.

Es muy probable que no consiga una carga la primera vez que lo intente. Solo recuerda, ¡Siempre hay más cargas!

Confirmar

Luego, si decide tomar la carga, le enviarán una confirmación de tarifa (Rate Confirmation o “rate con”) con la tarifa acordada. Asegúrese de comprobar la tarifa. Su conversación telefónica o por correo electrónico no significa nada si este documento no es correcto.

No se mueva ni un centímetro hasta que reciba la rate con. Este documento tendrá el nombre, el logotipo y la información de contacto del broker, así como el número de carga y la tasa. La carga no está confirmada hasta que tenga este documento.

Incluso si el broker dice que se lo enviará “pronto”, si sale a buscar la carga antes de obtener la confirmación de la tarifa, existe el riesgo de que pierda millas y no lo confirmen en absoluto.

Cuando reciba la confirmación de la tarifa, asegúrese de que la información coincide con el contacto que utilizó para ponerse en contacto con ellos. Desafortunadamente, hay estafadores que se aprovecharán de los nuevos operadores.

La primera vez que trabaje con un broker, le solicitarán que complete un paquete de transportista (carrier package). En general, esto significa que le enviarán un enlace para incorporarlo a su sistema. Incluirá proporcionar documentación:

  • Un acuerdo entre usted y el broker
  • Su autoridad operativa
  • Un W-9 firmado y fechado
  • Un formulario de depósito directo o aviso de cesión para factoring (Notice of Assignment, o NOA)
  • Certificado de seguro (pregúntele a su compañía de seguros por esto)

También pueden pedirle otra información sobre su negocio como la cantidad de conductores y tipos de camiones que tiene. ¡Esta es una buena señal! Significa que quieren saber más sobre su disponibilidad para el futuro.

La incorporación al sistema de un nuevo transportista puede llevar algunos días, así que hágalo tan pronto como sea humanamente posible. Incluso si tiene un servicio de Factoring, no se le pagará hasta que se incorpore al sistema del broker.

¡Repetir!

A continuación, querrá reservar una carga de regreso (back haul) teniendo como origen el destino de la primera carga. Esto lo mantendrá en movimiento y le dará tiempo para reservar las próximas cargas.

Después de reservar su última carga para la semana, intente reservar una carga más para el lunes. Si bien la mayor parte de la industria del transporte por carretera trabaja los sábados, es posible que los brokers y shippers no lo hagan. ¡Cuanto más a futuro pueda planificar, mejor para su negocio!

Si está en la costa oeste, comience a reservar temprano en la mañana. Recuerde, que está 3 horas por detrás de los brokers en la costa este. No querrá levantarse de la cama dos horas después de que hayan llegado a sus oficinas.

Cómo cobrar por la primera carga

Cuando entregue una carga a su destino, obtendrá el BOL firmado. Este y la confirmación de la tarifa son los dos documentos más importantes. Demuestran que efectivamente entregó la carga y que se te debe pagar por ello.

Tiene un par de diferentes opciones cuando se trata de recibir pagos: cobrar al broker, usar el pago rápido (quick pay) del broker, y Factoring.

Si usted recibe el pago del broker directamente, se le pagará el monto total. Sin embargo, los términos de pago de los brokers varían ampliamente, desde una semana hasta 1 o 2 meses. A menos que tenga muchos ahorros en efectivo, será muy difícil, si no imposible, mantenerse al día con los gastos si solo cobra directamente de los brokers en sus condiciones de pago.

Algunos brokers ofrecen quick pay, lo que significa que pagarán la carga en 1 a 3 días por una tarifa. Los términos del pago rápido varían mucho de un broker a otro y no todos los brokers ofrecen quick pay.

Factoring es un servicio financiero que le compra sus facturas a una tasa de descuento y luego cobra el pago total de los brokers. Los servicios de factoring también varían mucho en velocidad, servicio al cliente y experiencia del usuario.

El servicio de Factoring de Bobtail no tiene contratos a largo plazo ni tarifas ocultas. También significa pagos del mismo día o al día siguiente, el mejor servicio al cliente en la industria y una aplicación móvil súper fácil de usar para enviar facturas.

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